Không biết bạn có giống như tôi, khi mà mỗi ngày quỹ thời gian 24 giờ dường như đã không còn đủ. Tôi quay cuồng với những deadline, đầu việc phải làm, thậm chí còn bỏ bữa, hay trễ hẹn với bạn bè và gia đình, để rồi nhận ra mình không thực sự làm việc có năng suất. Tôi đã quyết định phải thu xếp lại thời gian của mình và bắt đầu có sự thay đổi ngoạn mục.
Quản lý thời gian là khái niệm nghe có vẻ cũ rích, nhưng rất nhiều người trong chúng ta lại thiếu đi kĩ năng này. Dưới đây là những bí quyết cứu cánh cho những người bận rộn để tiết kiệm thời gian và cân bằng cuộc sống.
1. Đừng làm nhiều việc cùng một lúc
Theo nhiều nghiên cứu, “multitasking” (làm nhiều việc cùng lúc) có thể giảm 40% hiệu quả công việc của bạn. Bởi việc chuyển từ việc này sang việc khác sẽ chỉ khiến bạn thêm mất tập trung và giảm năng lực tư duy, đồng nghĩa với việc kéo dài quá trình giải quyết một đầu việc nhất định.
Vậy làm thế nào để bạn có thể làm được nhiều việc hơn, nhưng ở mức độ hiệu quả? Thay vì “multitasking”, hãy thử “single-tasking”, một đầu việc vào một thời điểm nhất định và hoàn toàn tập trung vào công việc đó cho đến khi bạn hoàn thành nó. Dù đó là một dự án hay sở thích, tại sao lại không dành toàn bộ sự chú ý cho nó nhỉ? Dù chỉ với 30 phút mỗi ngày.
2. Học cách sử dụng lịch
Không quan trọng việc bạn dùng lịch điện tử hay lịch giấy, điều quan trọng hơn cả là bạn có một hệ thống duy nhất nơi mọi công việc bạn phải làm hay muốn làm đều được liệt kê chi tiết.
Một hệ thống như vậy sẽ đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất cứ đầu việc quan trọng nào và đặc biệt với chức năng thông báo cũng như sắp xếp công việc theo trật tự thời gian, đó sẽ là to-do list hoàn hảo nhất giúp một ngày của bạn trở nên hiệu quả nhất có thể. Tin tôi đi, tiện ích lịch trên điện thoại sẽ là vị cứu tinh giúp bạn tiết kiệm thời gian đấy.
3. Ngừng việc trì hoãn
Chúng ta có 24 giờ một ngày, trong khi việc ngủ, ăn uống, di chuyển chỉ chiếm khoảng 10-12 giờ một ngày. Ban có bao giờ nghĩ rằng mình có thể làm được những điều gì chỉ bằng việc bắt tay vào làm việc đó thay vì chỉ ngồi nghĩ về nó? Trì hoãn có thể đi cùng rất nhiều hệ lụy: gây ảnh hưởng đến những công việc khác, khiến bạn thêm lo lắng và căng thẳng.
Vì vậy, hãy cố gắng thực hiện những việc bạn cần phải làm hay chỉ đơn giản là muốn làm thay vì nghĩ rằng mình sẽ để nó qua ngày mai, tuần sau… Rồi bạn sẽ ngạc nhiên với những thành quả mình đạt được.
4. Kết hợp những công việc có thể làm cùng lúc
Hãy tưởng tượng bạn có bảy thứ cần mua trong danh sách mua sắm của mình. Thay vì đến cửa hàng một lần và mua hết từng đó thứ, bạn bị rối giữa những thứ mình cần mua và rốt cuộc đến cửa hàng nhiều lần.
Chừng đó đủ để bạn biết chúng ta tốn bao nhiêu thời gian vào những việc vặt nếu không có một hệ thống suy nghĩ xuyên suốt!
Để tiết kiệm thời gian, hãy dành ra chút thời gian suy nghĩ về những việc bạn phải làm, những thứ bạn cần mua, những nơi bạn cần đi, và làm thế nào để kết hợp chúng vào cùng một lần di chuyển.
5. Học cách hình thành thói quen
Hình thành thói quen nhất định có thể giúp bạn luôn ở tâm thế chủ động dù một ngày của bạn có bị lấp đầy bởi quá nhiều đầu việc.
Một khi thói quen hình thành, bạn sẽ không còn phải lo lắng đến việc mình có xu hướng trì hoãn hay bỏ qua nó, vì thói quen là điều khó có thể bỏ qua nhất.
Và sau khi đã làm những việc cần làm từ thói quen, bạn sẽ thấy quỹ thời gian còn lại của mình sẽ phù hợp với những đầu việc nào. Giờ là lúc bình tĩnh thực hiện những việc còn lại trong danh sách cần làm trong ngày!
6. Đơn giản hóa cuộc sống
Đành rằng làm được càng nhiều việc càng tốt, dù đó là việc đến phòng gym, đọc sách, gặp gỡ bạn bè, tham dự khóa học kĩ năng,… nhưng không phải việc lấp đầy lịch hoạt động trong ngày của bạn chỉ để khiến mình bận rộn lúc nào cũng mang lại tác động tích cực, nhất là nếu bạn luôn ở trong tình trạng quá tải và bối rối.
Nếu gạch bỏ đi một đầu việc khiến bạn có thêm thời gian để thở và dành cho chính mình, hãy đừng chần chừ.
Một khi cuộc sống bị choán đầy bởi quá nhiều nhánh công việc, khả năng rất cao bạn sẽ không thể làm chủ được quỹ thời gian của mình và thậm chí “đi lạc” trong chính cuộc sống hàng ngày của mình.